Miten rikastaa ja syventää digitaalista vuorovaikutusta töissä?

Olen oman työelämäni ja arkeni sankarina tottunut työpäivän aikana navigoimaan useissa erilaisissa järjestelmissä ja vastaanottamaan myös yrityksen sisäistä viestintää monikanavaisesti. Kuten tiedämme, on sisäisen viestinnän tavoitteena varmistaa tiedonkulku ja tarjota alusta kommunikointiin yrityksen sisällä.

Sähköpostin lähettely ja soittelu on monissa organisaatiossa ainakin osittain siirtynyt yrityksen sisäisessä somessa viestimiseen. Modernit sisäisen viestinnän alustat ja välineet tukevat nykyään paljon muutakin toimintaa kuin yksisuuntaista informaation jakamista. Mielestäni sisäinen viestintä mahdollistaa muutoksen ylhäältäpäin valutetuista viesteistä nopeasti etenevään keskustelukulttuuriin, mikä puolestaan mahdollistaa tehokkaan ja nopean ajatusten vaihtamisen sekä tiedonvälityksen. Parhaimmillaan nopea ja matalan kynnyksen mahdollisuus viestintään luo lisäksi voimakasta yhteenkuuluvuuden tunnetta ja tehostaa tiedonkulkua.

Sisäisen somen kanavat auttavat tehostamaan työpäivää

Sähköpostit ovat sisäisessä viestinnässä jähmeitä ja hitaita vaihtoehtoja, mikäli vaihtoehtona on reaaliaikainen pikaviestin tai muu kätevä alusta, joilla voidaan tavoittaa helposti kaikki oleelliset henkilöt. Jokainen sähköpostiketju on uusi keskustelunavaus ja jokainen vastaus keskeyttää päiväsi, ja usein nämä keskustelut eivät kosketa sinua mitenkään.

Tietotyössä eivät kaikki asiantuntijat ole samaan aikaan samassa neukkarissa, kaupungissa tai mantereella. Ei-reaaliaikainen kommunikaatio antaa asiantuntijatyötä tekevälle kaivatun mahdollisuuden oman tekemisen ja fokusoitumisen vaalimiseen. Tätä kannattaa hyödyntää omassakin työarjessa, jotta fokus säilyy oman työpäivän aikana tärkeissä asioissa.

Olen viime aikoina miettinyt millaisia alustoja sisäisessä viestinnässä kannattaa tänä päivänä hyödyntää. Itse arvostan helppoja ja paikkariippumattomia keskustelualustoja kuten What’s Uppia, Slackiä ja Teamsiä, joihin voi lisäksi perustaa omia suljettuja kanavia esimerkiksi tiettyjen asioiden, projektien tai tiimien ympärille. Keskustelu on huomattavasti interaktiivisempaa verrattuna siihen, että asiasta käytäisiin keskustelua sähköpostitse.

Sisäisessä somessa ryhmien keskustelut eivät keskeytä ketään. Voit siis silmäillä päivän keskustelunavaukset ja tarttua tarkemmin niihin, jotka ovat sinulle tärkeitä. Sisäisen viestinnän kanavat jättävät tilaa sähköpostiin myös oleelliselle, ja varmistavat että tärkeiden ulkoisten sidosryhmien kuten asiakkaiden viestit tavoittavat lukijan ajoissa.

Tarvitaan rohkeutta oppia pois vanhasta ja löytää uusia tapoja viestiä

Tuntuu, että työntekijät tuhlaavan työaikaansa työpäivän aikana tärkeän tiedon metsästykseen ja pahimmillaan se aiheuttaa päämäärätöntä ”Kuka tietää tästä?” -tiedustelua, ympäri toimistoa haahuilua ja soittelua. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän pitäminen erillään helpottaa myös työasioiden koordinointia ja informaation lajittelua niin työyhteisössä kuin yksittäisen työntekijän mielessä.

Olen huomannut, että digitaalisten työkalujen käyttöönotto on osoittautunut lähipiirissäni yllättävänkin haasteelliseksi. Harmittavan usealle meistä digitalisaatio viittaa joukkoon uusia digitaalisia työkaluja, jotka ohjaavat tai suorastaan pakottavat meidät toimimaan uudella tavalla. Pakko ei tunnetustikaan johda aitoon oppimiseen, kasvamiseen ja kehittymiseen vaan muutosvastarintaan, joka on hyvin inhimillinen reaktio.

Pullon kaulan sisäisen somen hyödyntämiseen aiheuttaa helposti ihmisten sitoutuminen sen aktiiviseen käyttöön ja seurantaan. Ei siis riitä, että sisäisen somen kanavat ovat olemassa ja niihin on tarjottu koulutusta ja perehdytystä. Meidän jokaisen tulisi ottaa ne oleelliseksi osaksi työarkeamme ja nähdä niiden hyödyt työn tekemisen ja viestinnän kannalta.

Omalta mukavuusalueelta poistuminen, sekä vanhasta tavasta poisoppiminen on osoittautunut rutiineista pitäville työntekijöille äärimmäisen vaikeaksi. Entäpä jos näin vuoden 2020 aluksi lupaisimme itse kyseenalaistaa omia toimintatapojamme ja ajatteluamme. Yrittäminen on mielestäni aina kunnioitettavampaa kuin luovuttaminen etukäteen.

Eezy-konsernissa olemme rakentamassa tulevaisuuden työelämää. Meillä korostetaan vapautta ja tämä koskee myös ennakkoluulotonta sisäisten viestintävälineiden käyttöä, joka tukee työelämän murroksessa mukana pysymistä.

 

Kirjoittaja on organisaatioiden kehittäjä ja tutkimuskonsultti, joka innostuu tulevaisuuden työelämän rakentamisesta