10 vinkkiä onnistuneeseen henkilöstötutkimukseen

Henkilöstötutkimus on avain pitkäaikaiseen henkilöstön kehittämiseen. Sen avulla voidaan myös vaikuttaa yrityksen tuloksentekokykyyn, kunhan tutkimus suunnitellaan huolella ja sen hyödyntämisvaiheeseen ollaan valmiita riittävästi panostamaan.

Nykyisin monet organisaatiot pyrkivät selvittämään henkilöstönsä tuntoja erilaisilla kyselymenetelmillä. Vuosien mittaan henkilöstötutkimukset ja niiden käyttö ovat kehittyneet monin tavoin. Nykyisin ymmärretään, että otokseen perustuva henkilöstötutkimus lähettää väärän viestin niille, jotka eivät pääse kertomaan näkemyksiään.

Henkilöstötutkimuksella johto viestii esimieskunnalle ja henkilöstölle siitä, mitä mitataan ja mitkä asiat ovat tärkeitä.

Koko henkilöstön kattava kysely on luonteeltaan demokraattinen ja oikein toteutettuna myös luottamuksellinen menetelmä, sillä jokainen voi anonyymisti ja avoimesti tuoda ajatuksensa esiin. Henkilöstötutkimuksella johto viestii esimieskunnalle ja henkilöstölle siitä, mitä mitataan ja mitkä asiat ovat tärkeitä. Tutkimuksen avoimissa vastauksissa nousevat esiin kulloinkin merkittävät asiat, vaikka niitä ei erikseen olisi kysyttykään.

Lyhyemmät, säännölliset henkilöstötutkimukset

Myös tutkimusten sisältöä on muokattu ja kysymyspatteristoja tiivistetty. Aiemmat jopa yli sadan kysymyksen patterit ovat parhaissa nykykäytännöissä kutistuneet noin puoleen, jolloin tarkkaan harkituilla kysymyksillä päästään tehokkaammin selvittämään johdon ja henkilöstön kannalta keskeiset asiat.

Systemaattisten henkilöstötutkimusten merkitys HR-mittareina on nykyään korvannut satunnaisesti tehdyt mittaukset. Useimmissa eturivin yrityksissä henkilöstötutkimus toteutetaan kerran vuodessa aina samaan aikaan, jolloin esim. sesonkivaihtelu ei vaikuta tuloksiin ja ne voidaan kytkeä mm. tasapainotettuun mittaristoon tai muihin yrityksen johtamisjärjestelmiin.

Minkälainen henkilöstötutkimus organisaatiossa tarvitaan?

Henkilöstötutkimuksen tulosten analysointi perustuu pääosin tilastollisiin menetelmiin, minkä vuoksi niiden toteuttaminen pienissä, alle 50 hengen organisaatioissa ei ole kovin yleistä. Hieman isommissa organisaatioissa (50-100 henkilöä) tyydytään usein opinnäytetyönä tehtävään tai esim. vakuutusyhtiön tarjoamaan kevyttutkimukseen, joiden laatu on usein riittävä pienehköjen organisaatioiden tarpeeseen.

Suurissa organisaatioissa korostuu monipuolisen raportoinnin, ulkoisen normiaineiston ja  hyödyntämiskonsultoinnin vaatimukset, jolloin yleensä käännytään ammattilaisten puoleen.

Isoimmissa organisaatioissa korostuvat monipuolisen raportoinnin, ulkoisen benchmark-aineiston ja hyödyntämiskonsultoinnin vaatimukset, jolloin yleensä käännytään ammattimaisten henkilöstötutkimusyritysten puoleen. Ilman ulkoista benchmarkia on kovin vaikea tulkita esim. vastausta ”63 % vastaajista oli tyytymättömiä tiedonkulkuun”. Onko tulos hyvä vai peräti surkea? Jokaisella kysymyksellä on oma arvolatauksensa ja esim. tiedonkulkua arvioidaan pohjoismaisissa kulttuureissa yleensä hyvin kriittisesti.

Keskiössä tulosten hyödyntäminen

Monikansallisesti toimivissa yrityksissä perusvaatimukset lähtevät yleensä siitä, että jokainen henkilöstön jäsen voi vaivattomasti vastata tutkimukseen omalla kielellään. Myös tulosraportointi tulee tapahtua omalla kielellä. Tämän lisäksi lähes aina vaaditaan luotettava ulkoinen benchmark-aineisto kustakin maasta, sillä maakulttuurit ja tavat vastata erilaisiin kysymyksiin vaihtelevat maittain merkittävästi.

Tutkimuksesta koituva hyöty saadaan realisoitumaan myös yrityksen tuloksentekokyvyssä, kun käytetään ammattitaitoista kumppania ja käytännönläheisiä hyödyntämisen apuvälineitä.

Henkilöstötutkimuksen tärkein asia ja samalla sen onnistumisen yleisin kompastuskivi on tutkimustulosten hyödyntämisvaihe. Tutkimuksesta koituva hyöty saadaan realisoitumaan myös yrityksen tuloksentekokyvyssä, kun käytetään ammattitaitoista kumppania ja käytännönläheisiä hyödyntämisen apuvälineitä. Isoissa organisaatioissa on hyvä varmistua siitä, että tutkimusyrityksellä on tarpeeksi kokemusta ja riittävät resurssit haastavien projektien hoitoon sekä kyky raportoida tuloksia tarvittaessa myös matriisiorganisaatioissa.

 

10 vinkkiä: Onnistunut henkilöstötutkimus

  1. Tavoiteasetanta. Mieti miksi tutkimus tehdään. Selkeä tavoiteasettelu auttaa prosessin kaikissa vaiheissa.
  2. Selkeä viestintä. Informoi henkilöstöä hyvissä ajoin ennen tutkimuksen toteuttamista ja kerro sen merkityksestä eri tasoilla: johdolle, esimiehille ja työntekijöille. Varmista myös, että tutkimus on luottamuksellinen, ja korosta tätä tiedottaessanne tutkimuksesta.
  3. Sisäinen suunnittelu. Ota mukaan suunnitteluun sekä ylimmän johdon, luottamushenkilöiden että työnjohtotason näkemykset.
  4. Laadukas tutkimussisältö. Pohdi tutkimussisältöä, mutta huomioi, että henkilöstötutkimuksia tekevissä yrityksissä on kokeneita ammattilaisia, joiden päätehtäviin kuuluu kysymyssisältöjen kehittäminen. Määrittele omat tavoitteet ja strategiset fokusalueet, mutta anna ammattilaisten ehdottaa sisältöratkaisua.
  5. Avoimet kysymykset. Pelkkien rastiruutuun kysymysten lisäksi vastaajilla pitää olla mahdollisuus myös avoimen mielipiteen ilmaisuun.
  6. Kieli/kielet. Kaikkien pitäisi päästä vastaamaan omalla äidinkielellään, muuten kysymysten nyanssit tulee helposti tulkittua vaihtelevilla tavoilla.
  7. Tehokas tulosten raportointi. Varmistu, että tutkimustulosten raportointi hoituu ammattimaisesti. Huolehdi siitä, että kaikki esimiehet pääsevät tutustumaan tiimiensä tuloksiin vaivattomasti omalla kielellään.
  8. Tutkimustulosten esittely. Varmista kaikille mahdollisuus tutkimustulosten henkilökohtaiseen esittelyyn.
  9. Tulosten hyödyntäminen. Suunnittele ja toteuta kehittämistoimet yhdessä työntekijöiden kanssa.
  10. Parhaat käytännöt. Kirjaa matkan varrella opitut asiat seuraavaa tutkimuskierrosta varten.

 

Laitetaanko yhdessä organisaationne henkilöstötutkimus tämän päivän vaatimusten tasolle? Ota meihin yhteyttä!