Tulokaskokemus vaikuttaa pitkään

Suomessa syntyy nyt, talouden noususuhdanteessa noin 300.000 uutta työpaikkaa vuodessa. Hyvien työntekijöiden löytymisen vaikeus ja muut rekrytointiin liittyvät haasteet ovat synnyttäneet paljon polemiikkia. Vähemmän huomiota on kiinnitetty siihen, miten uudet työntekijät saadaan sitoutumaan uuteen työpaikkaansa ja miten heistä saadaan mahdollisimman nopeasti tuottavia työntekijöitä.

Tutkimusten mukaan asiantuntija- ja esimiestyössä uudella työntekijällä kestää keskimäärin reilut 6 kk, että hän kykenee tuottamaan yritykselle enemmän kuin hänen suorat kulunsa ovat. Jos tätä aikaa pystyttäisiin lyhentämään esim. kuukaudella, saataisiin valtavia kansantaloudellisia säästöjä. Toisaalta tutkimus- ja kehittämisyhtiö Corporate Spiritin tekemissä kansainvälisissä tutkimuksissa (N=700.000 vastaajaa) on todettu, että uusien tulokkaiden innostus ja sitoutuminen uuteen työpaikkaansa laskee olennaisesti ensimmäisen työskentelyvuoden jälkeen. Toinen merkittävä parannuskohde onkin työntekijän alkuinnostuksen säilyttäminen pidempään korkealla tasolla.

Tulokaskokemus on matka

Onboarding on se tulokaskokemusta muokkaava prosessi, jonka avulla uusi työntekijä hankkii tarvittavan tiedon, osaamisen ja käyttäytymismallit menestyäkseen uudessa organisaatiokulttuurissa ja tullakseen mahdollisimman pian organisaation tuottavaksi jäseneksi. Onboarding ei ole pelkkää perehdyttämistä, vaan sisältää käsitteenä myös tulokkaan omat aktiiviset toimenpiteet perehtymisprosessinsa vauhdittamiseksi.

Tutkimusten mukaan uusi työntekijä kohtaa neljä eri vaihetta aloittaessaan uudessa organisaatiossa. Ensin tulee 1. ennakoiva vaihe (työsopimuksen solmimisen ja työssä aloittamisen välissä), jonka aikana tulokas muodostaa aktiivisesti odotuksia ja olettamuksia uudesta työnantajastaan. Tämän jälkeen on muutaman päivän mittainen 2. kohtaamisvaihe, jota seuraa pidempi n. puolen vuoden mittainen 3. sisäänajovaihe. Tulokaskokemus päättyy 4. asettumisvaiheeseen, jolloin tulokas on löytänyt paikkansa organisaatiossa.

Vasta aivan viime aikoina on herätty siihen, että ennakoiva vaihe kannattaa hyödyntää mahdollisimman hyvin. Työnantaja voi mm. toimittaa tulokkaalle tietopaketin tulevasta työpaikasta ja valmistella hänen taloon tulonsa muutenkin mahdollisimman huolella. Kohtaamisvaiheessa on tärkeää, että tulokas kokee olevansa tervetullut. Tähän ei riitä tervetulolounas ja lämmin kädenpuristus, jos asioiden valmistelun keskeneräisyys kertoo tulokkaalle tämän olevan vain uusi aikasyöppö esimiehen ja työtovereiden oravanpyörässä.

Sisäänajovaiheeseen kiteytyy tulokkaan perehtyminen organisaatioon hänen hankkiessaan työtehtävässä tarvittavia tietoja ja kyvykkyyksiä, luodessaan verkostoa ja henkilösuhteita yrityksen sisällä ja opetellessa sisäpeliä. Tulokas imee itseensä organisaation vision, arvot, kielen, historian sekä pyrkii ymmärtämään yhteisiä tapoja ja kulttuuria.

Tunnepuolella on suurin merkitys

Syvällinen kansainvälinen tutkimus osoittaa, että tärkein yksittäinen tekijä tulokkaan menestymisen kannalta on, että hän kokee olevansa tervetullut ja hyväksytty uudessa työyhteisössään. Toinen erityisen tärkeä tekijä on tulokkaan ja hänen suoran esimiehensä välinen vuorovaikutus.

Tulokaskokemuksen suurin haaste on tulokkaan esimiehen ylityöllistyminen. Häneltä ei yleensä tahdo löytyä muiden tehtävien hoidon lisäksi riittävästi aikaa uuden alaisensa perehdyttämiseen. Hyvä tulokasohjelma tuottaa työkaluja ja tukea paitsi tulokkaalle myös hänen esimiehelleen, mahdollistaen heidän välillään riittävän kommunikaation ja henkilökohtaisen vuorovaikutuksen.

Tulokasohjelma parantaa työnantajakuvaa

Organisaatiot kehittelevät erilaisia tulokasohjelmia mm. vähentääkseen tulokkaiden kokemaa epävarmuutta ja ahdistusta, auttaakseen heitä hahmottamaan ja käsittelemään uutta työympäristöään sekä tarjotakseen heille tarvittavan tiedon ja henkilösuhteet tullakseen uudessa roolissaan tuottaviksi organisaation jäseniksi. Mikään tulokasohjelma ei kuitenkaan voi toimia kunnolla, jos se ei saa myös vanhojen työntekijöiden hyväksyntää ja tukea. Menestyksekkäät ohjelmat vähentävät vaihtuvuutta, lyhentävät tulokkaiden perehtymisaikaa, lisäävät tuottavuutta ja työntekijöiden omistautuneisuutta sekä parantavat työnantajakuvaa pitkäkestoisesti.

Ohjelman yksi menestymisen edellytys on, että se on hyvin dokumentoitu ja että sitä noudatetaan jokaisen uuden työntekijän kohdalla. Tutkimuksissa on nimittäin havaittu, että tulokkaat raportoivat kokeneensa huomattavasti vähemmän perehdyttämistoimia kuin mitä organisaatiot väittivät tarjonneensa. Tämä viittaa joko siihen, että jotkut yksiköt tai esimiehet eivät toteuta ohjelmia kuten on suunniteltu tai että toimenpiteet on tehty tavalla, jota tulokas ei ole kokenut perehdytyksenä.

Ajoitus ratkaisee

Tulokasohjelman tulisi alkaa heti kun uusi työntekijä hyväksyy hänelle tehdyn työtarjouksen. Nykyisiltä työntekijöiltä kannattaa kysyä mitä he olisivat toivoneet tietävänsä työpaikastaan jo ennen aloituspäiväänsä. Paras mahdollinen ajoitus ei kuitenkaan kaikilta osin ole mahdollisimman nopeasti. Tulokasohjelman toimenpiteestä ei ole paljoa hyötyä, jos tulokas ei vielä tunnista sen tarvetta tai ei ymmärrä asian viitekehystä. Toisaalta toimenpide voi olla myöhässä, jos tulokas on jo muuta kautta oppinut kyseiset asiat. Tulokasta ei kannatakaan kuormittaa valtavalla tietomäärällä heti ensimmäisinä päivinä, vaan pyrkiä ajoittamaan toimet hänen tarpeidensa kehittymistä vastaavasti.

Vie jopa vuoden, jotta tulokas pystyy omaksumaan riittävät sosiaaliset ja tiedolliset taidot ollakseen täysin tuottava jäsen

Aikaisemmin ”perehdyttäminen” saattoi kestää muutaman päivän. Uusimmat tutkimukset kuitenkin osoittavat, että vie jopa vuoden, jotta tulokas pystyy omaksumaan riittävät sosiaaliset ja tiedolliset taidot ollakseen täysin tuottava jäsen nykyajan monimuotoisessa ja alati muuttuvassa organisaatiossa.

Käytännöt Suomessa

  • Corporate Spirit teki 2015 kyselyn tulokaskokemusohjelmista yli 250 henkeä työllistävien Suomessa toimivien yritysten HR-johdolle.
  • Noin puolet vastanneista ilmoitti, että heidän organisaatioissaan on määritelty tulokasohjelma uudelle henkilöstölle. Kokoluokittain tarkasteltuna eroja ei juurikaan ollut, mutta kolmanneksella niistä, joilla oli ohjelma, se ei kattanut ulkomaisia yksiköitä. Useimmiten ohjelma kestää enintään kuukauden.
  • Uusien työntekijöiden sisäänajosta vastaa yleisimmin lähiesimies toiseksi useimmin HR. Suurin osa kertoi, ettei uusien työtekijöiden sisäänajon tehostamiseksi ole järjestetty esimieskoulutusta, tai siitä on kulunut jo useita vuosia.
  • Tyypillisimpiä vakiokäytäntöjä uusien työntekijöiden kohdalla Suomessa ovat työtilojen ja –välineiden valmistelu (90 %), kiertokäynti yrityksessä (77 %), tavoitteiden ja strategioiden esittely (76 %), Tervetuloa taloon –esitteen antaminen (72 %) sekä perehdyttämiskoulutus (76 %). 40 %:issa yrityksistä oli tapana nimetä tulokkaalle kummi tai mentori. Vain 18 % lähetti tulokkaille materiaalia ennen työsuhteen alkamista.
  • Yrityksissä vain 8 % kertoi käyttävänsä tulokaskyselyitä, muita yleisempää se oli yli 1.000 hengen yrityksissä.

 Mittaamista ei pidä unohtaa

Arviointi ja mittaaminen muodostavat keskeisen osan toimivaa Onboarding-prosessia. Yhdysvaltalaistutkimuksen mukaan noin puolet organisaatioista mittaa Onboarding-prosessinsa tehokkuutta USA:ssa.

Onboarding-prosessin menestystä mitataan usein kolmella keskeisellä mittarilla: ajan pituus, jonka kuluessa tulokkaasta tulee tuottava työntekijä, omistautuminen sekä tulokasvaihtuvuus. Erityisillä onboarding-tutkimuksilla voidaan tarkemmin seurata myös koko prosessin etenemistä, tehokkuutta ja paikallistaa pullonkauloja tekemällä useita mittauksia prosessin kuluessa. Arvioitaessa Onboarding-prosessia kokonaisuudessaan onkin yhdistettävä tulokkaiden etenemiseen liittyvät tiedot prosessin toimivuuden yksityiskohtaiseen arviointiin. Tietoja näin yhdistävä Onboarding Success Index OSI on hyvä toimintaa ohjaava mittari kehitettäessä tulokaskokemusta pitkäjänteisesti.

Jukka Pohjola, KTL

Kirjoittaja on henkilöstökokemuksen tutkimiseen ja kehittämiseen erikoistuneen Corporate Spirit Oy:n perustaja, hallituksen puheenjohtaja ja Senior Advisor.

Lue lisää: Tukimukset työsuhteen elinkaaren varrella